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Funcionalidades Y Beneficios De Sistemas De Adminstración De Información

Introducción: “Sistema de Información” se puede definir como la conversión y manejo de datos y mediciones en información para la toma de decisiones. Esta breve definición puede engañar en cuanto a la complejidad de los sistemas porque las palabras clave “manejo” e “información” pueden tener y tienen muchas acepciones y facetas. Por eso una definición breve solamente sirve para introducir el tema y es más beneficioso hurgar en el significado de esas palabras clave.

Información: datos y mediciones procesados de forma que ayuden a la toma de decisiones. Así, para tomar un ejemplo, el dato de “unidades producidas diariamente” no ayuda mucho a un administrador. Cuando ese dato se procesa de forma que se conozca la tendencia de producción diaria, la capacidad de producción, la productividad per cápita y muchos otros más, se convierten los datos en información. La información, entonces, son datos a los que se le ha dado una forma en la que son útiles para las personas.

Manejo de datos: “manejo” se usa expresamente para reducir la cantidad de palabras en la definición introductoria. No es complicado entender el uso de esta palabra si la desglosamos. Manejo de datos es: captura, almacenamiento, procesamiento, distribución de datos (y su información derivada).

Dada esta breve introducción podemos pasar a ver cuales funciones desempeñan y cuales beneficios nos dan los sistemas de información. En la breve exposición que sigue veremos algunos conceptos que se repiten en cuanto a que una función puede estar relacionada con varios beneficios y un beneficio a varias funciones. Eso no debe preocuparnos. Es algo natural de los sistemas. Los sistemas bien hechos tienen la interesante peculiaridad de que “se mezclan organizadamente” y por eso es que dan beneficios que suelen abarcar diversos aspectos de la organización.

I.FUNCIONES Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

a.Función de manejo de datos:

i.Las herramientas de los sistemas de información (que pueden ser desde un cuadernito de llevar cuentas hasta sofisticados programas de cómputos) ante todo empiezan con los datos (sin los datos no hay información). Obviamente no nos enfocaremos en el cuadernito del ejemplo, sino en software. El software de un sistema de información suele cubrir todos los aspectos que mencionamos en la introducción. El software está ahí para facilitar y automatizar la captura, almacenamiento, procesamiento y distribución de datos e informaciones.

ii.Beneficios de un software bien implementado: en dos palabras “información” y “tiempo”. Un buen software le asegura la calidad de la información y le ahorra montones de tiempo en las funciones de convertir los datos en información.

b.Funciones de reportería y distribución:

i.Acoplado a los demás programas habituales de una PC moderna (y las redes con las que las PCs se comunican) también le resuelve la distribución fácil en toda la organización. Tome un ejemplo de un reporte normal de ventas mensuales. Actualmente, ¿le toma mucho tiempo a una persona o varias con diversas herramientas que tienen mucha intervención manual? ¿O ni siquiera se tiene visión de una información tan importante como las ventas? Las preguntas, lejos de querer resultar condescendientes, están basadas en docenas y docenas de experiencias que conocemos: que solemos tomar decisiones con información incompleta, desconfiable, o sin información. Para eso está el software de un sistema de información: confiabilidad, velocidad, puntualidad.

ii.En la distribución de la información es también muy importante la automatización. Puesto bien sencillo: se puede hacer que su programa envíe un reporte de ventas diarias todos los días a la misma hora, por correo, a todo el equipo responsable de las ventas. Automático. Sin el tormento de que “la secretaria se enfermó” o “el vendedor no tuvo tiempo de generar el reporte”.

c.Funciones de interconectividad:

i.Puede que ya la empresa tenga numerosas herramientas que manejan muchos datos. A veces solamente falta “un empujoncito” para que podamos sacarle provecho a los datos. Así, por ejemplo, ya puede tener un sistema en que se registran las ventas (como un POS). Lo que falta a veces es un enfoque y uso correcto de ese mar de datos. En algunas empresas no se usan esos datos, o se usan muy laboriosamente. Un software correcto puede comunicarse con otros programas que ya usa la empresa y conglomerar y procesar vastas cantidades de información. En el ejemplo del POS, una aplicación de software sencilla le puede dar información rápida de niveles de venta totales y hasta por artículo. O sea, por ejemplo, ¿quiere saber el impacto que está teniendo una oferta en las ventas totales? Se resuelve sencillamente con un reporte que digiera y compare esos datos: ventas de la oferta, composición de la venta total por artículo, etc.

d.Beneficios de costos:

i.De manera global, desde que empiece a manejar información la organización verá realmente lo que pasa y podrá tomarse decisiones inteligentes para aumentar la productividad y reducir los costos. De igual manera, las funciones automáticas de los software suelen implicar ahorros directos en mano de obra (por ahorro de procesamiento manual). Y lo mejor de ambos mundos: cuando aplica un software que la da información y automatización resulta siempre natural el crecimiento de la empresa con los mismos recursos de personal, porque se dedica la gente a tareas productivas y no a procesamiento de datos.

Si busca más información sobre cómo un Sistema de Información puede ayudar en la productividad de su empresa, nos puede contactar.

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